風父(ふうとっと)ライフ  生活雑記録

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年賀状 住所録のバックアップ・移動は別形式保存がお勧め。 汎用性あり。

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 PC>ソフトウエア>年賀状ソフト>住所録

 

年末が近づいてきましたので、今回も年賀状ソフトのお話です。

 

●住所録のバックアップと別PCへの引っ越し方法について。

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<住所録の互換性>

年賀状ソフトは色々種類が多くて、操作方法も仕様も統一性がありません。

一般的によく使われているソフトは「筆ぐるめ」「筆王」「筆まめ」かなと思います。

これらの住所録は独自のデータですので互換性がありません。

 だから、みなさん困ってしまうのですよね。

住所録のバックアップは目的に応じて使い分けましょう。

 バックアップは目的に応じて使い分ける必要があります。

大雑把に分類すると、普通はこのような目的に分かれるかなと思います。

 

「目的ー【A】」住所録の消失防止の為にUSBメモリー等に保存しておきたい。

「目的ー【B】」PCを買替え予定なので住所録をUSBメモリー等に保存しておきたい。

 

どちらも、住所録をUSBメモリーに保存する事に違いはありません。

じゃあ何が違うかというと、バックアップしたデーターを復元して使う時のソフトが今までと同じソフトかどうかです。

 

「筆ぐるめ」で例えますと

【A】の場合は「筆ぐるめ」の住所録を「筆ぐるめ」に戻して使う。

【B】の場合は「筆ぐるめ」の住所録を新しいPCで「筆王」や「筆まめ」で使うかもしれない。もしくは「筆ぐるめ」かもしれない。未定である。

 

といった違いがあります。

 

<【A】と【B】ではデータが違うの?>

 

【A】は「筆ぐるめ専用住所録データ」になります。

【B】は「汎用、住所録データ」になります。

 

【A】と【B】ではバックアップ手順が少し異なります。

 

注意!年配の方やPC苦手な方でよくある失敗例

【よく見る失敗例】

●デスクトップ上の年賀状ソフトのショートカットアイコンをUSBメモリーにコピーして安心している方。

●ドキュメントフォルダー内の年賀ソフトの名前のフォルダーをそのままUSBメモリーにコピーして安心している方。※ソフトによっては住所録データが入っていない場合がありますよ。

では、その住所録のバックアップ手順とは?【筆ぐるめの場合】

★目的【A】の場合:(USBメモリーにバックアップする手順です。)

 ・①目的の住所録を選択

・②ツールバーのファイルを選択

・③住所録のバックアップを選択

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 ・④保存場所をUSBメモリーにして名前をつけて保存します。

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・これでUSBメモリー内に「筆ぐるめ専用住所録」のバックアップデータが保存されているはずです。

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★目的【B】の場合

 ・①目的の住所録を選択

・②ツールバーのファイルを選択

・③別形式保存を選択

 

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・④Jアドレス形式を選択してOK

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・⑤保存場所をUSBメモリーにして名前をつけて保存します。

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・USBメモリー内にはJアドレスデータとして住所録のバックアップが保存されているはずです。

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私のオススメは「Jアドレス」です。汎用性が高く扱いが簡単です。

「CSVファイル」が好きな方はそれでもいいですよ。

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※日本郵便の「はがきデザインキット」を使いたい方は「CSV形式」を選択して下さい。CSVしか選択肢がありません。

 

保存した住所録を取り込むには(同一ソフトの場合)

ほとんどの年賀状ソフトには必ず住所録ファイルの取込メニューが実装されていると思います。

 

同一ソフト間の住所録の取込は簡単なので今回は説明を省略します。

 

<同一ソフトとは?>

「筆ぐる」→「筆ぐるめ」とか「筆王」→「筆王」って事です。

旧バージョンから現行バージョンであっても同一ソフト間なら特に問題は無いと思います。

主要な現行年賀状ソフトの住所録取込ページは下記リンクよりご覧下さいませ。

●「筆ぐるめ」住所録取込の説明ページへ

●「筆王」住所録取込の説明ページへ

●「筆まめ」住所録取込の説明ページへ

 

別形式の住所録を取り込むには(筆ぐるめ25・Jアドレスの場合)

 基本的な流れはこうなります。

「別形式住所録選択」→「専用住所録に変換」→「取込保存」

 

・「住所録データ取込」→「他ソフトデータ」→「次へ」

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・「Jアドレス」→「次へ」

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・「USBメモリー選択」→「対象の住所録選択」→「開く」

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・「変換実行」→「はい」

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・「新規住所録として登録」→「次へ」

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・「パスワードを設定しない」 ※必要なら設定して下さい。

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・「OK」 変換取込がこれで終わりました。

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・住所録が増えているはずです。

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家族ごとに住所録を分けて保存している場合は、本記事最初の「別形式保存」からの一連の作業を繰り返すだけです。

この説明は「筆ぐるめ」でしたが他のソフトも基本的な流れは同じです。

 

今までの住所録を「別形式:JアドレスやCSVファイル」で保存しておけばPCの買換え等で年賀状ソフトが今までと変わっても住所録の流用が可能です。専用データで保存される場合は常に同じソフトを購入して使えば問題ありませんよ。

 

今回は年賀状ソフトの住所録引越しのお話でした。

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